Darbuotojo sutikimas duomenų tvarkymui. Kada iš tiesų reikalingas?

Darbo sutarčių keitimas Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (toliau - BDAR) kontekste nėra reikalingas ir netgi nėra galimas, nors viešojoje erdvėje vis dar neretai klaidingai yra teigiama priešingai. "Rekomenduojamas" darbuotojo sutikimo dėl jo asmens duomenų tvarkymo įtraukimas į darbo sutartį yra ne tik nereikalingas, bet gali būti pripažintas neteisėtu BDAR kontekste.

Šiame kontekste svarbu suprasti, kad esminis sutikimui taikomas reikalavimas yra laisva jį duodančio asmens valia. Vis dėlto, užtikrinti visišką valios laisvę darbo santykiuose yra sudėtinga dėl darbuotojo ekonominės ir teisinės priklausomybės nuo darbdavio. Todėl tiek prieš BDAR įsigaliojimą, tiek dabar galioja taisyklė, kad darbuotojas negali duoti laisvo sutikimo darbdaviui, nebent šis sutikimas vienareikšmiškai laikytinas mažareikšmiu ir niekam nekiltų abejonių tiek dėl laisvos darbuotojo valios duodant sutikimą, tiek dėl darbuotojo galimybės šį sutikimą atšaukti darbuotojui panorėjus bei nesulaukti jokių neigiamų pasekmių.

Praktikoje dažniausiai pasitaikantys atvejai, kai sutikimas yra tinkamas teisinis pagrindas asmens duomenų tvarkymui, aktualūs ir medicinos įstaigoms:

1. kandidato į darbuotojus sutikimas dėl jo CV saugojimo, kai darbdavys jo nepasirenka ir neįdarbina, kad atsiradus laisvoms darbo vietoms darbdavys galėtų šiam siųsti darbo pasiūlymus;
2. kandidato į darbuotojus sutikimas susisiekti su jo esamu darbdaviu, kad būtų gauta daugiau informacijos apie jo, kaip kandidato, asmenines bei dalykines, profesines savybes;
3. darbuotojo sutikimas viešinti jo asmeninius kontaktinius duomenis (pavyzdžiui, mobilaus telefono numerį) bei nuotrauką darbdavio internetiniame puslapyje;
4. darbuotojo sutikimas filmuotis vaizdo medžiagoje, kuri bus skelbiama viešai.

Paminėtina, jog net ir šiais atvejais šis sutikimas turėtų būti išreiškiamas atskirame dokumente, o ne pačioje darbo sutartyje. Šitai nulemta to, jog darbo sutartis teisiškai įpareigoja abi darbo santykio šalis, o darbuotojo sutikimas (bei galimas jo atšaukimas) privalo būti visiškai laisvas.

Darbo santykių kontekste, tiek iki BDAR įsigaliojimo, tiek dabar darbdavys turėjo ir turi teisę be jokių darbuotojo sutikimų tvarkyti tam tikrus darbuotojo duomenis, kai to reikia:

1. Vykdant darbo sutartį, įskaitant visų darbo sutartyje ar darbo teisės aktuose (Darbo kodekse ir kituose) numatytų teisių ir pareigų įgyvendinimui (BDAR 6 str. 1 d. b p.);
2. Vykdant teisės aktų numatytas darbdavio pareigas, įskaitant pareigas teikti valstybės institucijoms nustatytos formos deklaracijas ir pranešimus (BDAR 6 str. 1 d. c p.).
3. Dėl būtinybės tvarkyti duomenis darbo medicinos tikslais, siekiant įvertinti darbuotojo darbingumą, t.y. pagal darbo saugos ir sveikatos teisės aktų reikalavimus (BDAR 9 str. 2 d. b ir h p.).

Toks BDAR įtvirtintas reguliavimas leidžia darbdaviui toliau teisėtai tvarkyti darbuotojo duomenis be jokių papildomų aktyvių veiksmų iš darbuotojo pusės.

Apskritai, paminėtina, jog tvarkomų duomenų apimčiai, realiose gyvenime pasitaikančiose situacijose, BDAR turi itin minimalų poveikį, tačiau išskirtinos kelios situacijos:

1. Negali būti tvarkomi nereikalingi duomenys. Akivaizdus pavyzdys: asmens tapatybės dokumento kopijos reikalingos tik komandiruojamiems darbuotojams (dėl kelionių bilietų užsakymų, vizų) bei Lietuvoje dirbantiems užsienio piliečiams. Įprastai, darbo santykiuose šių dokumentų kopijos darbdaviui nėra reikalingos ir šie duomenys negali būti tvarkomi.
2. Duomenys apie darbuotojo sveikatą gali būti renkami ir tvarkomi tik teisės aktuose numatyta apimtimi ir tikslais. Tarkime, negali būti tvarkomi detalesni duomenys, nei nurodyti darbuotojo pateiktoje nedarbingumo pažymoje (pavyzdžiui, reikalaujant darbuotojo pateikti išrašus iš jo ligos istorijos) ar tvarkomi skiepų kalendoriaus duomenys, jei jie nėra reikalingi užtikrinant saugos ir sveikatos reikalavimus darbo vietoje. Pažymėtina, jog tai galioja net ir tuo atveju, jei darbdavys, siektų gauti šiuos duomenis tik dėl to, jog norėtų "padaryti gerą darbą" ir finansuoti neprivalomą vakcinavimą ar pan.
3. Jei teisės aktuose nėra numatyta darbdavio pareiga, negali būti sisteminami ir renkami duomenys apie asmens teistumą. Tarkime, Viešųjų pirkimų įstatyme numatyta reikiamybė pateikti duomenis apie teistumą, bet, svarbu pažymėti, jog vos pasibaigus viešajam pirkimui šie darbuotojo duomenys negali būti toliau tvarkomi ir privalo būti grąžinti darbuotojui arba tinkamai sunaikinti.

Pažymėtina, kad jokiais atvejais darbuotojo sutikimas neįteisins aukščiau išvardintų negalimų duomenų tvarkymo atvejų, nes šis sutikimas niekaip negalėtų būti vertinamas kaip mažareikšmis. Vadinasi, darbdavys pažeistų BDAR reikalavimus, nepriklausomai ar darbuotojas duotų sutikimą šiuos duomenis tvarkyti, ar ne.

Apibendrinant, naudinga įsiminti, kad pagrindinis asmens duomenų tvarkymo teisėtumo klausimas yra "kam šie duomenys bus reikalingi?". Griežtesni reikalavimai yra taikytini, jei tvarkomi duomenys, susiję su sveikata - šiuo atveju būtina žinoti ir tai, kokiame teisės akte numatyta pareiga šiuos duomenis tvarkyti. Nei vienu atveju nepakaks tik abstrakčių ir teisiškai nereikšmingų „dėl visa ko“ ar „jeigu prisireiktų“. Todėl svarbu galėti į šiuos klausimus atsakyti konkrečiai ir argumentuotai – tokiu atveju, nekils jokių nesklandumų dėl asmens duomenų tvarkymo teisėtumo.